Ešte pred niekoľkými rokmi sa používanie CODEXISu, DATIFY a ONEPOSTu vo firmách sústredilo do dvoch oblastí: práca s legislatívou a evidencia. Umelá inteligencia túto rolu výrazne posúva.
Ako firmy naše systémy používali doteraz
Prvou oblasťou bola legislatíva a CODEXIS. Personalista, ekonóm alebo pracovník zodpovedný za kvalitu a compliance v ňom hľadal predpis, sledoval jeho zmeny alebo overoval, ako konkrétnu situáciu rieši platné právo. Išlo však väčšinou o jednotlivé prípady, ktoré prišli na rad vo chvíli, keď nastal problém. Nástrojom každodennej práce preto CODEXIS pre mnohých používateľov nebol.
Druhou oblasťou bola evidencia. ONEPOST obsluhuje dátové schránky, DATIFY vedie dokumenty, informácie, termíny a nadväzujúce agendy. Oba systémy typicky pokrývajú to, na čo hlavný ERP alebo účtovný systém nestačí. Najčastejšie nahrádzajú operatívne evidencie v Exceli, teda agendy, ktoré firma potrebuje, ale ktorých doprogramovanie do ERP by sa nevyplatilo.
Čo zmenil príchod AI
Zmena neprišla naraz. Prišla z dvoch strán.
Prvou je vývoj samotnej umelej inteligencie. Od prvých chatov, ktoré vedeli odpovedať na otázky, k agentným systémom, ktoré pracujú s dokumentmi, dátami a jednotlivými krokmi celého postupu.
Druhou stranou je prepojenie našich systémov. CODEXIS, DATIFY a ONEPOST dnes nestoja vedľa seba ako tri oddelené aplikácie. Cez doplnky ONEPOST - datové schránky a Datify - digitální AI kancelář sa CODEXIS AI Agent dostane k obsahu oboch a k tomu vidí priečinky na vašom disku, na SharePointe alebo na OneDrive. Informácie tak medzi systémami prechádzajú a Agent s nimi vie ďalej pracovať.
Až oboje dohromady rozširuje to, čo s našimi systémami vo firme zvládnete.
Ako dnes môže vyzerať práca personalistky
Predstavte si personalistku vo firme, ktorá má v ERP základnú evidenciu zamestnancov. Popri nej si vedie rad ďalších prehľadov v Exceli: čerpanie dovolenky, školenia BOZP, ďalšie vzdelávanie, personálne dokumenty a termíny.
Prepojenie CODEXIS AI, DATIFY a ONEPOSTu tento spôsob práce mení. Žiadosť o dovolenku už nikto neprepisuje ručne do samostatnej tabuľky. DATIFY ju zaeviduje a automatizácia si k nej rovno vyžiada schválenie. Dokumenty doručené dátovou schránkou putujú z ONEPOSTu do DATIFY, kde ich Agent zaradí do príslušnej agendy a ďalej spracuje. Ručného zadávania dát tým výrazne ubudne.
To je však len prvá polovica zmeny.
Skutočná zmena prichádza pri práci s dátami
Oveľa viac prináša to, čo personalistka s dostupnými dátami a dokumentmi urobí.
Typická požiadavka znie: mať na jednom mieste prehľad všetkých dôležitých informácií o konkrétnom zamestnancovi. Tie pritom nepochádzajú z jedného systému. Časť leží v DATIFY, časť v zmluvách, potvrdeniach o školení, žiadostiach a ďalšej personálnej dokumentácii v priečinkoch v počítači. Keď k nim má Agent prístup, vie ich spojiť a vytvoriť z nich požadovaný výstup.
Personalistka tak nerieši, v ktorom priečinku alebo evidencii konkrétny údaj leží ani ako prehľad technicky zostaviť. Stačí Agentovi sprístupniť dáta a priečinky s dokumentmi a opísať, čo potrebuje:
„Vytvor prehľadnú kartu zamestnanca, ktorá z dostupných dokumentov a evidovaných údajov ukáže jeho pracovnú dokumentáciu, platnosť školení, čerpanie dovolenky a ďalšie dôležité informácie."
Určiť môže nielen to, aké informácie chce, ale aj podobu výstupu: tabuľku, prehľad, graf, kartu zamestnanca alebo manažérsky report. Samotnú prácu s dátami odvedie Agent.
Ako to vyzerá v praxi
Ukázať sa to dá na modelovej daňovej kauze, ktorú má advokátska kancelária vedenú v DATIFY. K spisu patrí 44 dokumentov: oznámenie o začatí daňovej kontroly, platobné výmery, odvolania, procesné podania, protokoly z pojednávaní aj rozsudok krajského súdu. Pri každom zázname je spisová značka, dátum, fáza konania, typ dokumentu, odosielateľ, poznámka a príloha.
Evidencia je úplná a presná. Odpoveď na otázku, ako je na tom kauza po troch rokoch, z nej však nevyčítate. Musíte tabuľku zoradiť, prejsť po fázach, dohľadať lehoty a spočítať sumy.
Agent nad tými istými dátami pripraví prehľad, ktorý na túto otázku odpovedá rovno. Ukazuje posledný krok aj najbližšiu lehotu, počet dokumentov a fáz, výšku domeru a penále, časovú os od začatia kontroly po kasačnú sťažnosť a zoznam lehôt s tým, ktoré majú určený termín a ktoré nie. Rovno upozorní aj na to, čo v evidencii chýba, teda rozhodnutie Najvyššieho správneho súdu.
Nikto pritom nepísal report, vzorec ani kontingenčnú tabuľku. Dáta boli v DATIFY celý čas, chýbal len spôsob, ako sa z nich dostať k odpovedi.
Excel ako univerzálny medzikrok
Firmy majú vo svojich informačných systémoch obrovské množstvo dát. Práve ich množstvo však bežnému používateľovi prácu skôr sťažuje.
Obvyklým riešením je preto export do Excelu. Používateľ si stiahne potrebné dáta z ERP, účtovného, personálneho alebo iného systému a až v Exceli ich filtruje, prepája, prepočítava a skladá z nich tabuľky, grafy a reporty. Excel sa tak stáva medzivrstvou medzi informačným systémom a tým, čo používateľ naozaj potrebuje. Dôvod je jednoduchý: dáta v systéme existujú, len v inej podobe, inej kombinácii alebo inom pohľade, než aký aplikácia ponúka.
A práve tu AI uberá najviac práce. Nemusíte premýšľať, ako dáta vyexportovať, ktoré stĺpce prepojiť, aký vzorec napísať alebo ako postaviť kontingenčnú tabuľku. Opíšete, čo chcete z dát zistiť a v akom tvare chcete výsledok:
„Porovnaj vývoj chorobnosti zamestnancov za posledné tri roky podľa jednotlivých oddelení a ukáž výsledok v tabuľke a grafe."
„Nájdi zamestnancov, ktorým počas nasledujúcich troch mesiacov končí platnosť povinného školenia, rozdeľ ich podľa vedúcich pracovníkov a priprav prehľad pre jednotlivé oddelenia."
Čo dnes používateľ rieši exportom a ručnou prácou v Exceli, vybaví čoraz častejšie jedným zadaním pre Agenta.
Firmám nechýbajú dáta, chýba cesta k odpovedi
Moderné ERP, účtovné, výrobné, personálne a ďalšie systémy vyrábajú obrovské množstvo záznamov. Popri nich ležia zmluvy, smernice, objednávky, zápisy a personálne dokumenty v rôznych úložiskách. Používatelia pritom obvykle dobre vedia, aký výsledok potrebujú. Doteraz však museli vedieť aj to, ako sa k nemu technicky dostať: ovládať Excel, vedieť zostaviť report, ručne prechádzať dokumenty alebo si o nový výstup povedať internému IT oddeleniu či dodávateľovi.
Agentná AI tento princíp obracia. Používateľ už neopisuje cestu, opisuje výsledok. Sprístupní Agentovi potrebné zdroje, povie, čo chce zistiť a ako to má vyzerať, a prácu s dátami a dokumentmi nechá na ňom.
Od evidencie k aktívnej práci s informáciami
Tým sa posúva aj rola našich produktov. ONEPOST je vstupnou bránou pre dokumenty a komunikáciu z dátových schránok. DATIFY nad nimi drží štruktúrovanú evidenciu, nadväzujúce procesy, termíny a ďalšie firemné dáta. CODEXIS AI pridáva prácu s informáciami a k tomu právny a legislatívny kontext, v ktorom firma rozhoduje.
Výsledkom nie je len evidencia informácií. Vzniká prostredie, v ktorom firemné dáta a dokumenty vyhľadáte, prepojíte, vyhodnotíte, zobrazíte a prevediete do konkrétneho výstupu podľa toho, čo práve potrebujete. Bez ručného spracovania a bez žiadosti dodávateľovi informačného systému o nový report.
Najväčšou zmenou nie je AI sama o sebe
Najväčšou zmenou je, že sa skracuje vzdialenosť medzi tým, čo používateľ potrebuje, a tým, čo mu informačné technológie vedia dať. Skôr pracoval tak, ako mu konkrétny softvér dovolil. Keď potreboval niečo iné, preniesol si dáta do Excelu alebo sa do dokumentov pustil ručne a výstup si vyrobil sám. S AI sa to obracia: opíše, čo chce z dostupných dát a dokumentov zistiť a ako má výstup vyzerať, a prácu s informáciami prevezme Agent.
Práve v tom vidíme najväčšiu príležitosť spojenia CODEXIS AI, DATIFY a ONEPOSTu. Nielen dáta evidovať, ale skutočne ich používať.